Jede Stellenanzeige in Deutschlands größter Jobbörse – ohne Handarbeit
Ein Dashboard überträgt die Anzeigen aus dem Webflow-CMS automatisch an die Bundesagentur für Arbeit – validiert, protokolliert und ohne dass jemand die XML-Regeln der Schnittstelle kennen muss.
Die Ausgangslage
Die Jobschmiede pflegt ihre Stellen im Webflow-CMS. Damit sie auch in der Jobsuche der Bundesagentur erscheinen, muss jede Anzeige per HR-BA-XML übertragen werden – bislang von Hand.
- Unübersichtliche Eingabemaske: Eine Stellenausschreibung verteilt sich über Felder, die niemand ohne Übung überblickt.
- Nicht verlässlich: Ob eine Anzeige durchgeht, zeigt sich erst nach dem Hochladen.
- Kryptische Fehler: Die Rückmeldung der BA sagt selten, was genau falsch war.
- Immer wieder: Jede Änderung an der Stelle heißt: löschen und noch einmal hochladen.
Die Herausforderung
Der Aufwand steckt nicht im Formular, sondern in den Sonderfällen der Schnittstelle – genau dort scheitern manuelle Prozesse.
- Formatfallen: Telefonnummern, Regionalschlüssel und Anreden müssen exakt der Spezifikation entsprechen.
- Eingeschränkte Formatierung: Fett ja, unterstrichen nein – manche Emojis verschwinden spurlos.
- Bewegliches Ziel: Neue Programmversionen der BA ändern regelmäßig die Regeln.
- Tückische Zustände: Archivierte Stellen müssen auch bei der BA gelöscht werden – aber nur, wenn sie vorher übertragen wurden.
- Wechsel des Ansprechpartners: Danach verweigert die BA jede Änderung an der Stelle.
Dynamisch anpassbar, statt neu entwickelt
Schnittstellen stehen nicht still: Die Bundesagentur ändert ihre Regeln mit jeder Programmversion, Webflow die Feldnamen mit jedem Umbau einer Collection. Was sich ändert, liegt deshalb in den Einstellungen – und dort kommt die Jobschmiede ohne uns hin.
- Feld-Zuordnung und Textbausteine ohne Eingriff in den Code
- BA-Zertifikat, Ansprechpartner und Standorte an einer Stelle
- Rollen und Berechtigungen je Mitglied, Einladung per E-Mail
- Geänderte Anforderungen sind eine Einstellung, kein Entwicklungsauftrag
Die Schnittstelle, die mitdenkt
Das Herzstück ist eine eigens entwickelte Übersetzungsschicht. Sie überführt Stellendaten in gültiges HR-BA-XML und prüft gegen die jeweils aktuelle Programmversion der Bundesagentur. Jede Anzeige durchläuft nachvollziehbare Zustände – Entwurf, Veröffentlicht, Übertragen, Archiviert – mit klaren Regeln an jedem Übergang. Beim Speichern läuft die Validierung automatisch: Nur was die BA akzeptieren wird, lässt sich überhaupt übertragen.
Fehler werden abgefangen, bevor sie zur Bundesagentur gehen – in verständlicher Sprache, nicht als Fehlercode.
- Telefonnummern automatisch im BA-Format
- Regionalschlüssel aus dem Bundesland abgeleitet
- Beschreibung schon beim Einfügen BA-konform normalisiert
- Editor mit ausschließlich BA-kompatiblen Emojis
„Wir kümmern uns heute um unsere Stellenanzeigen, nicht mehr um XML-Formate. Das Tool nimmt uns genau den Teil ab, der vorher am meisten Zeit und Nerven gekostet hat.“
Verbunden mit dem CMS – und volle Transparenz
Der Connector hält die Verbindung zum Webflow-CMS: verschlüsselter Zugriff, Auswahl von Collection und Domain, Feld-Zuordnung und Werkzeuge, um bestehende Daten nachzuziehen.
Ein Transfer-Protokoll zeigt jede Übertragung, die erzeugte Datei und die Rückmeldung der Bundesagentur. Nichts passiert im Verborgenen.
Auf der eigenen Website: Darstellung im Sinne des Employer Brandings, in Echtzeit aktualisiert – und ohne iFrame, der die Anzeige in Google Jobs beeinträchtigt und Werbung über Google Ads verhindern kann.
Im Stellenkatalog der Bundesagentur: unter Einhaltung aller BA-Richtlinien und mit eigenem Tracking-Link zurück auf die Website.
Das Ergebnis
Was früher Fachwissen und Minuten je Anzeige kostete, läuft heute automatisiert und validiert.
- Übertragung per Klick statt manueller Aufbereitung
- Deutlich weniger Ablehnungen – Fehler werden vor der Übertragung erkannt, nicht danach
- Zukunftssicher: Neue Programmversionen bildet die Software ab, ohne dass jemand umlernen muss
- Kein Spezialwissen mehr nötig – das Team pflegt Stellenanzeigen, nicht Schnittstellen
Veröffentlicht wird wahlweise einzeln – eine Anzeige, ein Klick – oder als Massen-Upload für den gesamten Bestand. Beide Wege laufen durch dieselbe Prüfung.
Eingesetzte Technologien
Sie haben eine ähnliche Schnittstelle zu bändigen?
Ob Bundesagentur, Behörden-Schnittstelle oder gewachsenes Fremdsystem – wir entwickeln Software, die den Fachprozess versteht und die Komplexität dorthin verlagert, wo sie hingehört: in den Code, nicht zu Ihren Mitarbeitenden.
